Regulamin pracy komisji przetargowej

REGULAMIN PRACY STAŁEJ KOMISJI PRZETARGOWEJ

(przykładowy regulamin komisji stałej)

 

ROZDZIAŁ l

Postanowienia ogólne

 

§1

    1. Niniejszy Regulamin pracy komisji przetargowej, zwany dalej "regulaminem", określa tryb pracy stałej komisji przetargowej, zwanej dalej "komisją stałą".

    2. Komisję przetargową powołuje się na mocy art. 53 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.), zwanej dalej "Ustawą", jako komisję stałą, przez Zamawiającego Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. (nazwa i dane Zamawiającego) w dniu 15 marca 2023 r.

    3. Zamawiający powołuje na członków komisji:

        1) Anna Kowalska - przewodniczącego komisji,

        2) Jan Nowak - sekretarza komisji,

        3) Maria Zielińska

        4) Piotr Wiśniewski

        5) Katarzyna Wójcik

    4. Członków komisji powołuje i odwołuje Kierownik Zamawiającego w drodze zmian do niniejszego Regulaminu ogłaszanych w tym samym trybie co niniejszy regulamin.

    5. Komisja funkcjonuje jako komisja stała zarówno w zakresie wskazanym w art. 53 ust. 1 Ustawy, jak i w art. 53 ust. 2 Ustawy.

    6. W zakresie nieuregulowanym w regulaminie stosuje się przepisy Ustawy.

 

ROZDZIAŁ II

Tryb pracy komisji

 

§2

    1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.

    2. Członkowie komisji wykonują powierzone im czynności w sposób bezstronny, rzetelny i obiektywny, kierując się wyłącznie przepisami prawa oraz swoją wiedzą i doświadczeniem.

    3. Członkowie komisji zobowiązani są do ochrony tajemnicy chronionej na podstawie odrębnych przepisów oraz do przestrzegania szczegółowych wymagań i zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych określonych w odrębnych przepisach.

    4. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

 

§3

1. Przed ogłoszenie postępowania Przewodniczący komisji stałej wpisuje do wykazu postepowań członków komisji odpowiadających za prowadzenie danego postępowania.

 

§4

1. Komisja pracuje kolegialnie.

2. Przewodniczący komisji wyznacza miejsce i termin jej posiedzeń.

3. Z posiedzenia komisji może zostać sporządzony protokół, w którym w szczególności opisuje się: przebieg posiedzenia, wyniki głosowań, czynności dokonane przez przewodniczącego / sekretarza / członka komisji, zadania przydzielone członkom komisji w zakresie ich obowiązków przez przewodniczącego komisji. Brak podpisu któregokolwiek z członków komisji biorących udział w danym posiedzeniu komisji powinien zostać odnotowany przez przewodniczącego komisji w protokole z posiedzenia komisji. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia co do zgodności z przepisami Ustawy, do protokołu załącza się również pisemne zastrzeżenia członka komisji.

4. Komisja przyjmuje rozstrzygnięcia w obecności co najmniej połowy członków wyznaczonych, w drodze głosowania.

5. W przypadku obecności mniej niż połowy członków wyznaczonych jej przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin.

 

§5

1. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 4 Ustawy i przekazują je przewodniczącemu komisji.

2. Oświadczenie o braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 Ustawy, członkowie komisji składają Kierownikowi Zamawiającego nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Przed odebraniem oświadczenia, Kierownik Zamawiającego uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

3. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3 Ustawy, członkowie komisji składają Kierownikowi Zamawiającego przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Przed odebraniem oświadczenia, Kierownik Zamawiającego uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

4. W przypadku ujawnienia w toku prowadzonego postępowania okoliczności wymienionych w art. 56 ust. 1 lub ust. 3 Ustawy, członek komisji obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powiadamiając o tym na piśmie przewodniczącego komisji oraz Kierownik Zamawiającego, a w przypadku, kiedy wyłączenie dotyczy przewodniczącego komisji - Kierownika Zamawiającego.

5. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

 

§6

1. Komisja może wnioskować do Kierownika Zamawiającego o powołanie biegłego, jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych.

2. Wniosek powinien zawierać określenie przedmiotu opinii, termin jej sporządzenia oraz szacowane koszty wynagrodzenia biegłego, a także - o ile jest to możliwe - wskazanie kandydatury Roberta Lewandowskiego.

3. Biegli przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie komisji mogą uczestniczyć w jej pracach z głosem doradczym.

4. Postanowienia § 5 stosuje się odpowiednio do biegłych.

 

§7

1. W zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja przygotowuje i przekazuje Kierownika Zamawiającego do zatwierdzenia:

    1) propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego wraz z uzasadnieniem;

    2) projekt dokumentacji postępowania, wraz ze wzorem umowy;

    3) projekty innych dokumentów koniecznych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

§8

1. W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja wykonuje w szczególności następujące czynności :

    1) zamieszcza ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje je do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;

    2) zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;

    3) zamieszcza na stronie internetowej zamawiającego wszystkie dokumenty (w tym ogłoszenia) i informacje wymagane Ustawą do opublikowania w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

    4) przekazuje do opublikowania ogłoszenie o zamówieniu w inny sposób niż wskazany w pkt 3;

    5) przygotowuje propozycje wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji warunków zamówienia;

    6) przygotowuje i przedkłada Kierownikowi Zamawiającego projektów innych pism, informacji oraz innych oświadczeń i dokumentów niezbędnych w danym trybie postępowania zgodnie z Ustawą;

    7) prowadzi negocjacje albo dialog z wykonawcami w przypadku, gdy Ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo dialogu;

    8) dokonuje otwarcia ofert;

    9) dokonuje badania i oceny ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, w tym wzywa wykonawców do złożenia oświadczeń, dokumentów i wyjaśnień w przypadkach przewidzianych Ustawą;

    10) wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o wykluczenie wykonawców w przypadkach przewidzianych Ustawą;

    11) wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o odrzucenie ofert w przypadkach przewidzianych Ustawą;

    12) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o unieważnienie postępowania;

    13) przedstawia Kierownikowi Zamawiającego propozycje w zakresie innych czynności niezbędnych w postępowaniu, zgodnie z wybranym trybem postepowania oraz przepisami Ustawy,

    14) dokonuje analizy wniesionych środków ochrony prawnej oraz przedstawia Kierownikowi Zamawiającego rekomendację dotyczącą odpowiedzi na odwołanie;

    15) zamieszcza ogłoszenie o wyniku postępowania zgodnie z przepisami Ustawy w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje je Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

 

ROZDZIAŁ III

Prawa i obowiązki członków komisji

 

§9

1. Biorąc udział w pracach komisji członkowie komisji mają prawo w szczególności do:

    1) dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą w komisji;

    2) uczestniczenia we wszystkich posiedzeniach i pracach komisji;

    3) zgłaszania przewodniczącemu komisji w każdym czasie uwag i problemów dotyczących funkcjonowania komisji;

 

§ 10

1. Do obowiązków wyznaczonego członka komisji, należy w szczególności:

    1) uczestniczenie w posiedzeniach i pracach komisji;

    2) badanie i ocena ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie;

    3) złożenie oświadczenia w zakresie określonym w § 5 regulaminu,

2. Do obowiązków wyznaczonego członka komisji, nie będącego przewodniczącym ani sekretarzem komisji, należy w szczególności:

    1) wykonywanie czynności powierzonych im zgodnie z § 8 ust. 1 regulaminu, w tym zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji;

    2) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji.

 

§ 11

1. Do obowiązków przewodniczącego komisji, poza obowiązkami wskazanymi w § 10 ust. 1 regulaminu, należy w szczególności:

    1) organizowanie prac komisji, w tym wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań,

    2) wnioskowanie do Kierownika Zamawiającego o odwołanie członka komisji, który nie złożył oświadczenia, o którym mowa w § 5 albo złożył nieprawdziwe oświadczenie, a także o odwołanie członka komisji z innych uzasadnionych powodów;

    3) w razie potrzeby wnioskowanie do Kierownika Zamawiającego o zawieszenie działania komisji do czasu wyłączenia członka komisji lub do czasu wyjaśnienia sprawy;

    4) podział prac przydzielanych członkom komisji;

    5) informowanie Kierownika Zamawiającego o przebiegu prac komisji, w tym o istotnych problemach związanych z pracami komisji;

    6) przedkładanie Kierownikowi Zamawiającego projektów pism,

    7) nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowania przez sekretarza komisji;

    8) nadzorowanie dostępu zainteresowanych wykonawców do dokumentacji postępowania.

2. Przewodniczący komisji odpowiedzialny jest za terminowe opracowanie i przekazanie odpowiednich dokumentów Kierownikowi Zamawiającego, wykonawcom, Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, a także za zamieszczenie ich w Biuletynie Zamówień Publicznych i stronie internetowej.

3. Przewodniczący reprezentuje komisję wobec osób trzecich.

 

§ 11

1. Do obowiązków sekretarza komisji należy w szczególności:

    1) dokumentowanie czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu postępowania wraz z załącznikami;

    2) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji;

    3) udział w opracowywaniu treści wniosków, informacji, oświadczeń, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem;

    4) przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym Ustawą;

    5) czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji postępowania przez członków komisji;

    6) odpowiadanie za dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania, przechowywanie ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem;

    7) przygotowanie dokumentacji postępowania w celu:

            a) udostępnienia jej wykonawcom oraz biegłym;

            b) przekazania właściwym organom prowadzącym postępowania wyjaśniające lub kontrole;

            c) dokonania jej archiwizacji.

 

ROZDZIAŁ IV

Zakończenie postępowania

 

§ 12

1. Przewodniczący komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia pisemny protokół postępowania wraz z załącznikami.